Waarom een personeelsdossier?

Een personeelsdossier opzetten, het klinkt misschien als een eindeloze klus, maar het is ontzettend belangrijk voor ondernemers met personeel. In een personeelsdossier heeft u de persoonsgegevens in beeld en kunt u bijhouden hoe uw medewerkers functioneren en welke verbeterpunten en afspraken er zijn. Dit is nodig als u de ontwikkeling van werknemers wilt volgens en sturen, maar ook als u een medewerker noodgedwongen moet ontslaan. In een personeelsdossier bundelt u de belangrijke gegevens over uw medewerker in één map.

Vragen vanuit het bedrijf en van externe instanties over bepaalde personeelsgegevens kunt u daardoor makkelijk beantwoorden. Wil het UWV bijvoorbeeld bij ontslag van een werknemer weten welke actie u hebt ondernomen om het gedrag van uw medewerker aan te pakken, dan pakt u gewoon het personeelsdossier erbij. Maar ook als een medewerker al uit dienst is, kunnen externe instanties nog om bepaalde gegevens vragen. Het is dus ontzettend belangrijk om een personeelsdossier up-to-date te houden.

Aanleggen personeelsdossier

Neemt u een nieuwe werknemer in dienst, maak dan direct een dossier aan, waar u vervolgens alle gegevens in bewaard. Het is verboden gegevens in het dossier op te nemen over geloofsovertuiging, ras, seksuele geaardheid, lidmaatschap van een vakvereniging, strafrechtelijke gegevens en gegevens over onrechtmatig of hinderlijk gedrag waarvoor een verbod is opgelegd.

In het personeelsdossier staan vertrouwelijke zaken. In verband met de privacy moet u hier zorgvuldig mee omgaan. Bepaal daarom wie inzage krijgt in het dossier, over het algemeen alleen de P&O-afdeling / verantwoordelijke en de persoon die de (loon)administratie uitvoert. Dat kan door de dossiers in een afsluitbare kast op te bergen.

Let op met de naleving van de AVG

Hierin staat op welke gronden de werkgever gegevens over werknemers mag verstrekken aan derden. Dat is toegestaan in onderstaande gevallen:

-Het noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst die je met je werknemer hebt gesloten (bijvoorbeeld als een leasemaatschappij gegevens nodig heeft).

-Je gegevens moet verstrekken op grond van een wettelijk voorschrift (bijvoorbeeld  van de Belastingdienst).

-De werknemer zijn ondubbelzinnige toestemming heeft gegeven.

-De werknemer heeft recht om zijn persoonsgegevens te mogen inzien. Als hij hierom vraagt, moet je binnen een bepaalde termijn een overzicht van zijn gegevens verstrekken. Ook moet je informatie verstrekken over het doel van de verwerking(en), de ontvangers van de gegevens en over de herkomst van de gegevens.

 

Wat kan Eisma Managementadvies voor u betekenen?

Eisma Managementadvies kan voor u de personeelsdossiers doornemen of (als er nog niets aanwezig is) personeelsdossiers samenstellen. Hierbij wordt de wetgeving in acht genomen en de bewaartermijnen etc.

Werkwijze traject

De werkwijze bij het samenstellen van personeelsdossiers is als volgt:

• Personeelsdossier doornemen en checken op inhoud;
• Standaard inhoudsopgave samenstellen;
• Ontbrekende informatie in kaart brengen
• Bewaartermijnen aangeven

Een goed systeem voor personeelsdossiers is van belang gedurende het dienstverband en mocht er uiteindelijk een ontslagprocedure nodig zijn, dan is het personeelsdossier de basis.

Mocht u een offerte willen ontvangen voor dit traject, dan kunt u contact opnemen en in een persoonlijk gesprek kunnen we dan bepalen hoe Eisma Managementadvies van toegevoegde waarde kan zijn in uw organisatie.